La información contable es uno de los pilares más importantes en la gestión de cualquier negocio, debido a que, si no existen registros precisos y accesibles, las decisiones financieras se vuelven un juego de azar. Por ello, garantizar que la contabilidad esté siempre protegida y disponible es fundamental para la sostenibilidad y el éxito a largo plazo.

Si eres nuevo en el tema y estás aprendiendo qué es la contabilidad electrónica y cómo cumplir con las normativas legales y fiscales, que exigen mantener accesibles dichos registros, en este artículo te explicamos por qué es conveniente tener una copia de seguridad adecuada y cómo evitar posibles pérdidas por fallos técnicos o ciberataques:

Un software contable, herramienta para el respaldo de datos

Un sistema de contabilidad es un programa digital diseñado para gestionar y automatizar las funciones contables de un negocio. Desde la facturación y el seguimiento de ingresos y gastos, hasta la generación de reportes financieros y el cálculo correcto de impuestos, como la retención de IVA, estas soluciones simplifican y optimizan el trabajo contable.

Sin embargo, además de estas funcionalidades, uno de los mayores beneficios de un software contable es su capacidad para respaldar la información de manera segura y eficiente, muchas veces mediante el almacenamiento en la nube.

Funciones de un software contable para el respaldo de datos

Con la digitalización de la información, se tienen diversas ventajas relacionadas con el respaldo seguro y eficiente de los datos. A continuación, vamos a revisarlas de forma detallada:

• Automatización de respaldos: La mayoría de los software contables permiten programar respaldos automáticos. Esto asegura que todos tus registros se respalden regularmente sin necesidad de intervención manual, esto con el objetivo de reducir el riesgo de olvidar realizar copias de seguridad.
• Almacenamiento en la nube: Muchos programas ofrecen opciones de almacenamiento en la nube, es decir, a través de servidores remotos, lo que proporciona acceso a tus datos desde cualquier lugar y en cualquier momento, además de añadir una capa extra de protección contra la pérdida de datos físicos.
• Seguridad mejorada: Los proveedores de software contable invierten en tecnología de seguridad avanzada, incluyendo el control de accesos para usuarios autorizados, incluso la encriptación y autenticación de dos factores, para proteger tus datos contra accesos no permitidos y ciberataques.
• Recuperación rápida de datos: En caso de que ocurra algún problema, como un fallo del sistema o un ataque cibernético, los software contables permiten una recuperación rápida y sencilla de los datos respaldados, con el objetivo de minimizar el tiempo de inactividad y las pérdidas financieras.
• Cumplimiento normativo: Mantener copias de seguridad de tu información contable también te ayuda a garantizar los respaldos de información necesarios, para poder cumplir con las regulaciones fiscales y legales, como la presentación de declaraciones mensuales y anuales de forma oportuna, para evitar posibles sanciones y multas.

¿Cómo respaldar tu información contable?

Ahora sí, pasemos a la parte práctica, donde te compartimos los pasos a seguir, para elegir la tecnología que mejor pueda respaldar tu contabilidad y te ofrezca garantías de seguridad:

• 1. Selección del software contable adecuado. El primer paso para respaldar tu información contable es elegir un software que tenga las funcionalidades necesarias para tu tipo de negocio y su nivel de transacciones. También considera factores como la facilidad de uso, la escalabilidad y el soporte técnico que ofrece el proveedor. Pondera, entre toda la oferta, las ventajas y características.
• 2. Configuración de respaldos automáticos. Muchas veces vas a tener la opción de definir la frecuencia de los respaldos (diarios, semanales, etcétera.). Una vez seleccionado e implementado el software, configura los respaldos automáticos, según la cantidad de transacciones y cambios en tu contabilidad. Asegúrate de que estos se realicen durante momentos de baja actividad para no interferir con las operaciones diarias.
• 3. Uso de almacenamiento en la nube. Optar por un proveedor que ofrezca almacenamiento en la nube es una de las mejores formas de proteger tu información contable. De esta manera, además de asegurar que tus datos estén siempre disponibles, desde cualquier lugar, mediante un dispositivo con acceso a internet, también los protege contra pérdidas físicas, como incendios o robos.
• 4. Implementación de medidas de seguridad. Aunque el software contable proporciona su propia seguridad, es importante que, de forma interna, también se adopten buenas prácticas dentro del negocio, como instalar antivirus, utilizar contraseñas fuertes y cambiarlas regularmente, incluso activar la autenticación de dos factores. Educa a tu equipo sobre la importancia de la seguridad de la información y cómo prevenir accesos no autorizados.
• 5. Pruebas periódicas de recuperación. No basta con realizar respaldos; es crucial asegurarse de que los datos puedan recuperarse correctamente. En ese sentido, te sugerimos programar pruebas periódicas de recuperación de datos para verificar que los respaldos funcionan y que puedes acceder a la información cuando sea necesario. Estas pruebas también ayudan a identificar y corregir posibles problemas en el proceso de respaldo.
• 6. Mantenimiento de múltiples copias de seguridad. No descartes tampoco mantener múltiples copias de seguridad, en diferentes ubicaciones físicas, además del almacenamiento en la nube, puedes tener copias adicionales en discos duros externos u otros dispositivos de almacenamiento físico. Esto proporciona una capa extra de seguridad, en caso de que una de las copias falle o se vea comprometida.
• 7. Monitoreo y actualización constante. El mundo de la tecnología está en constante evolución, y las amenazas a la seguridad de la información también, por ello, lo más recomendable es mantenerse al día con las actualizaciones del software contable, con el fin de aplicar parches de seguridad cuando estén disponibles.

Te sugerimos monitorear regularmente tu sistema para detectar cualquier actividad sospechosa y responde rápidamente a cualquier incidente.

Respaldar tu información contable es una práctica esencial en la gestión de tu negocio. En ese sentido, un software contable es una de las herramientas más robustas para proteger y recuperar tus datos contables. Puedes implementar las tácticas mencionadas, para asegurar que tu información esté siempre segura y accesible; para cumplir con las regulaciones y proteger los intereses de tu negocio a largo plazo.

Invertir en un buen software contable y seguir prácticas adecuadas de respaldo de datos es una decisión inteligente que puede ahorrarte tiempo, dinero y preocupaciones en el futuro. Tu información contable es uno de los activos más valiosos de tu empresa.